La eficiencia en las operaciones de los centros de educación superior

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Las universidades y espacios de educación superior buscan ser más eficientes en procesos como el energético, de sistemas, facturación, TIC, y además aportar un mayor valor ofrecido a los estudiantes. Es arduo el camino de mejorar de forma continua eficiencia en todos los ámbitos, las soluciones tecnológicas son grandes aliadas y el foco debe estar en la adaptación a los diferentes roles que utilizan esa tecnología. 

La tecnología permite evolucionar a las instituciones de educación superior a conseguir sus objetivos, siendo el más importante aportar valor y mejorar el proceso por el cual sus estudiantes aprenden hasta conseguir titularse y convertirse en profesionales. 

La importancia de colocar a las personas en el centro de la evolución tecnológica de los espacios educativos

Nos topamos en multitud de ocasiones con la idea de que las personas (equipo docente y estudiantes) tienen que adaptarse a la tecnología, pero realmente es al revés. La cuestión es ver cómo la tecnología puede facilitar el trabajo y el estudio a las personas que la utilizan. Por eso dentro de estas soluciones tecnológicas existen perfiles personalizados para todos los roles que intervienen en los procesos educativos:

  • Estudiantes: se trata del colectivo central de los procesos, ya que mejorar su experiencia educativa es el objetivo de toda universidad. Gracias a la tecnología la vida de los alumnos dentro del espacio de educación puede ser más valiosa, haciendo más fácil y eficiente su aprendizaje tanto en las clases como en todos los servicios adicionales que se les ofrece. Por ejemplo, una mejora para los estudiantes es la posibilidad de tener una aplicación en su teléfono móvil que recopile toda la información que le sea útil: cómo llegar a lugares de interés o a la universidad, cuál es la disponibilidad de las salas de estudio, de qué recursos puede disponer exactamente a tiempo real, etcétera.
  • Profesores: para los docentes, la tecnología es especialmente interesante en materia organización y planificación de la docencia y en resolución de incidencias. Por ejemplo, es muy común que se den situaciones en las que dos profesores han reservado la misma sala a la misma hora, tras lo cual uno de ellos junto con sus alumnos debe ir sala por sala hasta encontrar una que sea adecuada para su clase. Este error conlleva sin duda una mala experiencia para los alumnos, un error que con un software tecnológico podría evitarse o solucionarse en cuestión de pocos minutos.
  • PAS y gestores: para ellos, la tecnología es muy útil en la toma de decisiones a corto plazo en la organización y distribución de los espacios y recursos. Esto puede traducirse por ejemplo en el ahorro energético por medio de la reorganización de las clases en las aulas en base a la necesidad real sus recursos (luz, aire acondicionado, calefacción…) en relación al número de alumnos.
  • Directivos: las soluciones tecnológicas para este segmento de la comunidad educativa son especialmente interesantes en la toma de decisiones a largo plazo. El equipo directivo puede conocer en profundidad el potencial y las capacidades de la universidad para así poder establecer objetivos fundamentados en conocimiento fiable. Además, el hecho de conocer a fondo su propia institución junto a un software tecnológico reduce el despilfarro al mínimo. ¿Cómo? Gracias a que dispone de las herramientas necesarias para poder utilizar con la máxima eficiencia cada recurso, lo cual facilita enormemente la resolución de problemas incluso a tiempo real. Por ejemplo, puede darse la situación de que una universidad necesite más espacio para albergar a los alumnos de una titulación recién añadida a su oferta educativa. Para ello, se podría plantear la construcción de un nuevo edificio donde albergar a estos nuevos estudiantes, pero, ¿y si ya hubiera espacio para ellos en los edificios existentes solo que se hace un mal uso del espacio? Gracias a la tecnología podemos hacer este cálculo, visualizar históricos de uso, previsiones de usos futuros, cuál es la capacidad de la sala y cuántas personas alberga realmente, etcétera. En conclusión, en lugar de gastar tiempo y recursos en construir algo que realmente no necesitamos, es posible ahorrar a la vez que se hace un uso más eficiente de los recursos presentes.

En definitiva, se trata de utilizar los datos para obtener información relevante en la toma de decisiones hacia nuestros objetivos académicos, de personas y de aprendizaje. Es de suma importancia recordar que estos tres factores están intrínsecamente unidos y que no se puede entender la evolución tecnológica en los espacios educativos sin ellos.

El valor de la tecnología dentro de los espacios educativos en relación a la viabilidad

Lo primero a recalcar en este sentido es que cuanto mejor sea la experiencia de aprendizaje que los estudiantes reciben hasta graduarse más inscripciones de alumnos habrá, lo cual hará crecer la capacidad de innovar y renovarse. En definitiva, la implantación de medidas y soluciones tecnológicas que logren una mayor eficiencia de la institución la hará más viable y sostenible a nivel financiero.

El otro gran valor que aporta la implementación de tecnologías en los espacios educativos superiores es la recogida y análisis de datos, posteriormente transformada en información útil en la toma de decisiones estratégicas. Gracias a las soluciones tecnológicas nuestra capacidad en este aspecto se ha multiplicado en comparación a hace unos años, y de hecho no para de crecer optimizando el análisis y el aprendizaje personalizado de las instituciones sobre ellas mismas y su potencial, siendo así conscientes y preparándose para cumplir con su objetivo: ayudar a sus estudiantes de la manera más eficiente y valiosa a graduarse y tener éxito.

Ideas erróneas sobre las soluciones tecnológicas en el ámbito de la educación superior

La primera de las creencias erróneas relacionadas con la tecnología en el entorno de trabajo es que va a reducir el número de empleos necesarios, pero esa no es la regla general. Lo único cierto al cien por cien es que conseguimos es liberar tiempo que podemos dedicar a otras actividades en muchas ocasiones, de importancia crítica. Cuando observamos, analizamos, y sistematizamos un procedimiento lo que conseguimos es economizar tiempo y recursos que poder reubicar y utilizar eficazmente.

En segundo lugar, son muchas las personas que piensan que trabajar en los procesos de la institución educativa es sinónimo a un acusado ahorro de costes, pero lo cierto es que tanto la cantidad de dicho ahorro como la velocidad de los cambios normalmente se sobreestima. Una vez matizado esto, hay que decir que el ahorro y la mayor eficiencia en los procesos se pueden alcanzar.

Esto da lugar a otra idea errónea muy extendida, sobre todo entre los directivos, es que el hecho de que una fuerza externa (ya sea una empresa, una organización u otra universidad) impulse un proceso de cambio es algo negativo. Se trata de una creencia que debemos cortar de raíz ya que la evolución de los espacios de educación superior está impulsada por el trabajo conjunto de fuerzas externas e internas y por tanto no hay ningún tinte negativo en estas asociaciones entre instituciones y empresas, bien se trate de espacios públicos o privados. 

En palabras de Cathy Sandeen, vicepresidenta de educación e innovación en el American Council on Education, “necesitamos trabajar juntos para descubrir cómo podemos cambiar y hacer las cosas de manera diferente. No se está diciendo que hicimos las cosas mal en el pasado; es solo cómo podemos hacer las cosas mejor en el futuro”. Desde Quodus.ai queremos participar en esa evolución de los centros de educación superior públicos y privados. Queremos facilitar que consigan la máxima eficiencia gracias a la tecnología.