Espacios de uso libre
Las bibliotecas, las salas de estudio y los comedores no tienen una planificación docente detrás: se llenan solos y se vacían solos. Quodus cuenta cada puesto por separado y distingue a quien está sentado de la chaqueta, los apuntes o el portátil que guardan un sitio vacío, y donde no hay puestos, como en un comedor o una zona abierta, cuenta la sala. Esa diferencia es la que decide si hace falta abrir otra sala o basta con liberar la que ya se tiene.
Biblioteca CentralSala de lectura 2
Última actualización: hace 1 min
13 de los 24 puestos ocupados están en uso pasivo: cosas sobre la mesa y nadie sentado
01Los espacios
Un aula se reserva y un laboratorio se reserva. Una biblioteca, no. Estos espacios se ocupan por orden de llegada, cambian de aforo real a lo largo del día y nadie firma su uso, así que la única forma de saber cómo van es contarlos mientras pasa.
Las salas que más se llenan en época de exámenes, y a menudo abiertas las veinticuatro horas. Un puesto guardado con un libro puede pasar horas vacío mientras otro alumno busca sitio, y las tres de la madrugada no se parecen a las seis de la tarde.
Toda la demanda del día concentrada en dos horas. Aquí lo que retiene la mesa es una bandeja, y el pico de mediodía se atiende mucho mejor sabiendo cuántos puestos hay libres en cada momento.
Un gimnasio, una sala común, un vestíbulo entre clases: cualquier espacio abierto que se usa sin reserva. No hay puestos que leer, así que el sensor cuenta la sala frente a su aforo, y el alumno ve cuánta gente hay antes de ir.
02Qué medimos
Un contador de personas en la puerta dice cuántos han entrado. Un torno dice cuántos han pasado. Ninguno de los dos sabe si la mesa del fondo lleva dos horas guardada con una carpeta. El sensor de techo lee cada puesto por separado, y por eso puede decir tres cosas donde los demás dicen dos.
Tres estados, no dos
El sensor detecta a la vez si hay alguien sentado y si hay algo sobre la mesa. Un puesto libre está vacío, un puesto en uso activo tiene a alguien, y un puesto en uso pasivo tiene apuntes, un libro o un portátil y ninguna persona. Ese tercer estado es el que ningún otro sistema ve, y en una biblioteca llena es la mayoría de lo que parece ocupado.
El reloj del puesto
Desde el momento en que la persona se levanta, el puesto pasa a uso pasivo y empieza a contar. A partir de 30 minutos deja de ser una pausa para el café y la plataforma lo marca, y la política de la propia institución puede liberarlo para que se siente otra persona. En esta sala el puesto que más tiempo lleva guardado suma 2h 14m.
Salas sin puestos
No todos los espacios de uso libre tienen puestos que leer. En un comedor o una zona abierta, el mismo sensor de techo cuenta a las personas que hay en la sala frente a su aforo, cada cinco minutos: el alumno ve lo lleno que está antes de ir y el gestor ve cuándo empieza y acaba de verdad la hora punta.
Un recuento absoluto, no un total acumulado. Cada lectura cuenta cuántas personas hay en la sala ahora, desde cero. Un contador en la puerta suma a quien entra y resta a quien sale, y cada paso que se le escapa o cuenta dos veces se queda en su total: a lo largo del día deriva, y puede dar un comedor medio lleno cuando ya se ha vaciado. Un dato que hay que reiniciar para poder creerlo no sirve para casi nada de lo que se quiere hacer con él.
Frente a contar personas
Un contador en la puerta y un sensor infrarrojo en cada puesto detectan personas, así que un puesto guardado con un portátil o unos apuntes se lee como libre. En esta sala darían 21 puestos libres. Hay 8.
Da 5 puestos libresLos puestos 4, 5 y 7 están en uso pasivo, y los da por libres.
3 personas en la sala
Da 5 puestos libresSolo 2 están libres.
Detecta personas y lo que hay en la mesaDa 2 puestos libresLos puestos 3 y 6, y sabe cuáles están guardados.
03Los retos
Los tres problemas que traen estas salas son siempre los mismos, y los tres son el mismo problema visto desde tres sitios: no hay un dato de ocupación en el que alumno y gestor puedan estar de acuerdo.
El calendario de exámenes, el inicio y el fin de los programas formativos y el horario de verano cambian la afluencia de una semana para otra. Sin medida, la sala se dimensiona por la sensación del peor día del curso.
Unos apuntes, un libro o una bandeja retienen una mesa durante horas sin nadie sentado. La sala figura llena, el alumno se va y las plazas siguen ahí.
Ayer la biblioteca estaba tranquila, así que el alumno coge el autobús, cruza la ciudad, entra y no queda un puesto libre. Sin información en tiempo real el viaje ha sido en vano, y la queja acaba en el gestor, que tampoco tiene el dato con el que responderla.
04Servicio al alumno
Pocas cosas desaniman tanto como cuarenta minutos de autobús hasta una biblioteca que resulta estar llena. La misma lectura que usa el gestor se publica para el alumno en la web y en el móvil, y deja de ser una cuestión de suerte: se consulta lo lleno que está cada espacio del campus, se elige el que tiene sitio, y el plano muestra qué puestos están libres antes de salir.
Biblioteca CentralSala de lectura 2
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El alumno conoce en tiempo real cómo está cada espacio y decide a cuál ir, o si le compensa quedarse donde está.
El plano de la app y de la pantalla de la sala muestra qué puestos están libres, en lugar de dar una vuelta entera para comprobarlo.
Las vistas web recogen los horarios de apertura y los servicios disponibles de cada espacio en un solo sitio.
Los paneles se empotran en la web corporativa y en la app de la institución mediante una vista web, sin pedir al alumno que instale nada.
05El panel de la sala
La misma información puesta en una pantalla dentro del espacio hace un trabajo que la app no puede hacer: la ve quien está guardando el sitio. Junto a los puestos libres aparece cuánto lleva cada puesto en uso pasivo sin nadie, y esa sola presencia basta para que la mayoría vuelvan a circular.
17:42Actualizado: hace 1 min
Biblioteca CentralSala de lectura 2
Concienciación
No hace falta que nadie recoja nada ni que un bedel recorra la sala. Basta con que el dato esté a la vista de todos para que la retención media baje, que es lo que ocurre en las salas donde se instala.
Aprovechamiento
Cada puesto que se libera es una plaza que no hay que construir. En esta sala hay 13 puestos en uso pasivo sin nadie, y pasado el límite la política de la propia institución puede devolverlos a un alumno que necesita dónde sentarse.
06Sala a sala
El mismo conteo en todo el campus: cada sala de biblioteca, sala de estudio y comedor, día a día, en su hora de más uso a lo largo del semestre. Las personas son quienes ocupan un puesto; los puestos ocupados suman los que se guardan con una mochila o un portátil y nadie delante. Juntas, las dos cifras dicen qué salas se llenan de gente, cuáles solo parecen llenas y cuáles abren para unos pocos.
| Espacio | Puestos | L | M | X | J | V | S | D | Med | Máx |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Biblioteca Central · Planta baja | ||||||||||
| Sala 1 | 56 | 25% | 26% | 27% | 27% | 21% | 12% | 7% | 21% | 27% |
| Biblioteca Central · Planta primera | ||||||||||
| Sala 2Acaparamiento | 32 | 47% | 49% | 51% | 50% | 40% | 23% | 13% | 39% | 51% |
| Grupos | 24 | 14% | 15% | 16% | 15% | 12% | – | – | 14% | 16% |
| Biblioteca de Derecho | ||||||||||
| Principal | 90 | 44% | 45% | 45% | 45% | 39% | 27% | – | 41% | 45% |
| Centro de estudiantes | ||||||||||
| Sala 24 h | 48 | 22% | 23% | 24% | 24% | 21% | 19% | 17% | 21% | 24% |
| ComedorSin puestos | 48 | – | – | – | – | – | – | – | – | – |
La sala 2 de la Biblioteca Central: en su hora de más uso, el 51% de sus puestos guarda una mochila, apuntes o un portátil y a nadie.
Uso pasivo
La Biblioteca de Derecho tiene todos sus puestos ocupados el martes. Pero el 45% guarda una mochila, apuntes o un portátil sin nadie delante: la sala no es pequeña, sus puestos se retienen demasiado. La pantalla de la sala y un límite a los puestos guardados lo resuelven, no una biblioteca más grande.
Horarios de apertura
La misma tabla lee los fines de semana: La sala 1 de la Biblioteca Central ocupa el 22% de sus puestos en su hora de más uso un domingo. Un horario fijado según la lectura mantiene abiertas las salas que se usan y refuerza las que se llenan, en lugar de abrirlas todas tanto como la más concurrida.
07Demanda y horarios
El gestor accede al histórico por franja horaria, turno, día o semana, y lo cruza con lo que estaba pasando en el campus. Así se distingue una sala que se queda pequeña de una sala que se queda pequeña dos semanas al año, que son dos decisiones de inversión muy distintas.
Patrones
El histórico se lee junto a los eventos que lo provocaron, y lee personas y puestos a la vez. En este curso todos los puestos estuvieron ocupados 2 días, los dos en semanas de exámenes, y aun entonces solo el 55% tenía a alguien sentado: una sala que parece pequeña muchas veces es una sala guardada demasiado tiempo.
Exportación
Los datos históricos y los informes se exportan en CSV y PDF para trabajarlos en Excel, Power BI o la herramienta de gestión que ya se use. La plataforma no pretende ser el último sitio donde vive el dato.
08Resultados
Lo que cambia para el alumno, para las decisiones sobre la sala y para lo bien que se aprovecha.
Experiencia del alumno
El alumno lo consulta antes de salir, ve que la biblioteca está llena y va donde hay sitio. Nadie cruza la ciudad en autobús para encontrarse todos los puestos ocupados, y la queja que antes le llegaba al gestor ya no se escribe.
Decisiones
Con la ocupación en tiempo real, habilitar un espacio de refuerzo deja de ser una decisión de calendario y pasa a ser una decisión de demanda. El mismo histórico fija el horario y el aforo que de verdad necesita cada sala, y no el recuerdo del peor día del año.
Eficiencia
De los 24 puestos que figuran ocupados, 11 tienen a alguien: el 46%. Pasado el límite, la política de la propia institución puede liberar un puesto guardado sin nadie para que se siente otro alumno, y cada puesto que vuelve sube ese porcentaje sin construir nada.
Lo que dice un cliente
Quodus nos permitió ver el uso real de nuestros espacios docentes y mejorar la eficiencia. Los datos proporcionados por Quodus se han compartido con las facultades, permitiéndoles gestionar sus espacios de manera más efectiva. El proyecto ahora está implementado en todos nuestros espacios académicos y bibliotecas.
Iñigo SalinasGestor de Espacios · Universidad de Navarra
09Cómo funciona
El mismo sensor y la misma plataforma que miden las aulas con horario. Lo que cambia es qué se cuenta y para quién es la respuesta.
Colocados en el techo del espacio, captan cada puesto de estudio por separado y detectan a la vez las personas y la ocupación de las mesas con apuntes, enseres o bandejas. Las imágenes se procesan dentro del propio sensor, nadie queda identificado y ningún dato personal sale de la sala.
La lectura se analiza en nuestros servidores, que monitorizan el espacio puesto a puesto e identifican cuánto tiempo lleva ocupada cada mesa. De ahí salen tanto el dato en directo como el histórico.
El alumno recibe la ocupación en tiempo real en su móvil y en las pantallas de la sala. El gestor recibe el panel de indicadores y el histórico con el que toma las decisiones de espacio y de servicio.
Se conecta con
Y sale en