Espacios de uso planificado
Las aulas, los laboratorios y los seminarios se usan como dice la planificación docente, o no. Quodus cuenta cuántas personas hay en cada uno, compara esa cifra con el aforo y con la sesión reservada, y convierte la diferencia en decisiones sobre espacios, docencia y costes.
Celebrada en parte120 de 240 min, de 10:00 a 12:00Empezó 60 min tarde y acabó 60 min antes.
01Los espacios
Los espacios de uso planificado son los que funcionan con horario. Cada reserva dice qué grupo estará en qué aula y de qué hora a qué hora. Lo que luego pasa en el aula coincide con eso o no, y Quodus te lo dice en cada sesión, sin mandar a nadie a comprobarlo.
Aforo fijo y horario apretado. La cuestión es cuántas plazas ocupa de verdad cada grupo, y si un aula de sesenta está haciendo el trabajo de una de cuarenta.
Las salas más caras de construir y de equipar. Un laboratorio reservado y vacío es el espacio vacío más caro del campus, y el más difícil de ampliar cuando crece una titulación.
Grupos pequeños, sesiones cortas y cambios constantes. Son las salas que más a menudo se reservan dos veces y se usan una, y las primeras en las que el horario deja de reflejar lo que pasa.
02Qué medimos
Un sensor Quodus en el techo de cada sala cuenta cada cinco minutos cuántas personas hay dentro. No se estima nada a partir del Wi-Fi, nadie tiene que llevar nada encima y ningún dato personal sale de la sala. Ese mismo conteo se compara con dos referencias a la vez, y cada una responde a una pregunta distinta.
Respecto al aforo
El conteo comparado con las plazas de la sala. A lo largo de un semestre, dice si las aulas tienen el tamaño adecuado para sus grupos y cuántas necesita de verdad la institución en su hora de más demanda.
Respecto al horario
El conteo comparado con la sesión planificada: si se celebró en esa aula, cuánto duró y con cuántas personas. El plan decía cuatro horas de laboratorio para treinta alumnos. El sensor registró dos horas, que empezaron una hora tarde y acabaron una hora antes, y dieciocho personas.
03Los retos
Sobre el papel, casi todos los campus parecen llenos. En las aulas, buena parte de esa ocupación son reservas que ya no responden a nada, y la institución construye, contrata personal y climatiza para un plan, no para lo que de verdad ocurre.
Salas reservadas durante más tiempo del que dura la sesión, y a veces por partida doble: el grupo de teoría y el de prácticas bloquean cada uno un aula para una clase que solo se da en una de ellas.
Asignaturas canceladas que nunca se borraron del SIS, horarios provisionales que se quedaron olvidados en el software de planificación, errores de configuración. Cada uno bloquea un aula todo un semestre y le quita a la institución el espacio que cree que le falta.
Un grupo se cambia de aula, o una clase de día, y nadie lo actualiza en el horario. El aula reservada aparece vacía, la que se usó aparece como uso no planificado, y el plan sigue describiendo un campus que no es el real.
04Seguimiento del horario
Cada día se imparten cientos de clases en las aulas de una institución. Hasta ahora, saber si cada una se dio donde y cuando estaba prevista obligaba a mandar a alguien a comprobarlo, o a quedarse sin saberlo. Quodus registra todas las sesiones y las compara con el horario a medida que ocurren, reserva a reserva.
18sesiones reservadas12celebradas3en parte3no celebradas3no planificados
Uso no planificado
Cuando alguien usa una sala sin reservarla, el sistema de planificación la sigue dando por libre aunque haya gente dentro. Quodus detecta la ocupación que no corresponde a ninguna reserva y la añade al calendario como evento no planificado, para que los gestores vean dónde se salta el plan y puedan ordenarlo.
Incidencias automáticas
Cuando lo que registran los sensores no coincide con lo reservado, Quodus abre una incidencia y, si se trata de una clase, pregunta a su profesor qué pasó. Una clase que no se dio, una que acabó antes de tiempo, una sala usada sin reserva: cada incidencia llega con los datos que la originaron.
05Incidencias
Algunas desviaciones son difíciles de evitar, como un proyector averiado o una climatización que falla. Otras tienen fácil arreglo, como un dato mal introducido en el software de planificación. En todos los casos, en cuanto una sesión no coincide con su reserva, Quodus abre una incidencia y envía al profesor un formulario breve que funciona en cualquier móvil, sin contraseñas ni aplicaciones. La respuesta se clasifica nada más llegar y la incidencia se cierra con su causa.
QQuodusfeedback@quodus.ai
Su sesión en A.12
La sesión de Dinámica de Fluidos reservada en A.12 no se ha utilizado como estaba previsto. Use el botón para contarnos qué ocurrió.
Dinámica de Fluidos · A.12 · Lun 16:00
Dinámica de Fluidos · A.12 · Lun 16:00
¿Se celebró la sesión?
¿Se celebró el mismo día planificado?
¿Se celebró a la misma hora planificada?
¿En qué espacio?
Otro espacio docente¿En qué aula?
B.03¿Por qué motivo?
El proyector no funcionaba, así que nos cambiamos al aula B.03.Correo enviado automáticamente
Respondido desde el móvil
Clasificada y cerrada
La respuesta del profesorado
El correo ya indica la sesión, el aula y la hora, así que no hay nada que buscar. El formulario pregunta solo lo necesario en cada caso: si la clase se dio, qué día, a qué hora y en qué aula, si la impartió otro profesor y, si no se dio, el motivo, elegido de una lista corta. Está disponible en español, inglés y catalán, con la imagen de la institución.
Clasificación automática
Quodus lee cada respuesta y clasifica la incidencia según su causa: una sesión reubicada, un espacio no disponible, un error de planificación, la ausencia del profesor, un examen. El planificador solo interviene cuando una respuesta no está clara. Al final del semestre, esas causas forman un mapa de dónde falla la planificación y con qué frecuencia.
06Optimización de la planificación
Con las causas registradas al cerrar las incidencias, Quodus llega al origen de los problemas que se repiten y a los errores del propio horario. Cada causa que exige cambiar el plan se convierte en una tarea para quien puede hacerlo: la secretaría académica, el equipo de horarios o el departamento responsable de la reserva. La tarea se asigna en Quodus o se envía a la herramienta de tickets de la institución.
| Sesión | Aula | Duración | Conteo | Asistencia | Celebrada |
|---|---|---|---|---|---|
| Lun 08:00 | A.12 | 90 min | 38/56 (68%) | ||
| Mié 08:00 | A.12 | 90 min | 41/56 (73%) | ||
| Vie 08:00 | A.12 | 90 min | 0/56 (0%) | ||
| Lun 08:00 | A.12 | 90 min | 36/56 (64%) | ||
| Mié 08:00 | A.12 | 90 min | 39/56 (70%) | ||
| Vie 08:00 | A.12 | 90 min | 0/56 (0%) |
Patrón detectado: la clase del viernes no se ha dado nunca.
Tarea creada Asignada
Eliminar del SIS la asignatura cancelada
Problemas recurrentes
Una clase que no se da un día es una incidencia. Una franja que no se usa en diez semanas es una reserva que nunca fue real: un grupo cancelado, un horario provisional, un duplicado. Quodus agrupa las incidencias por causa para que el equipo de planificación ataje el origen y no el síntoma.
Calidad del dato
Reservas sin grupo, grupos sin aula, sesiones que se solapan en el mismo espacio, aforos que no corresponden a la sala. Quodus señala los registros incompletos o incoherentes del sistema de planificación, para que la institución trabaje con un plan fiable.
Tareas para planificación
Una asignatura cancelada que sigue en el SIS genera una tarea para que secretaría la elimine; una franja que nunca se usa, una tarea para liberar el aula. Cada tarea incluye las incidencias que la originaron y llega a quien gestiona esa parte del horario, y las semanas siguientes muestran si el cambio ha funcionado.
07Democratización del dato
Los espacios se pagan desde los servicios centrales y los usan las facultades. Quodus da a cada rol su propia vista de las mismas mediciones: el rectorado y la planificación central comparan todas las facultades, un decano ve su centro, un coordinador sus titulaciones e infraestructuras sus edificios. Nadie necesita su propia hoja de cálculo, y todas las decisiones sobre espacios parten de las mismas cifras.
Ve todas las facultades
| Facultad | Reservas | No celebradas | Parciales | Incidencias | Asistencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Escuela de IngenieríaPide espacio | 1232 | 12% | 15% | 192 | 70% |
| Facultad de Medicina | 980 | 6% | 10% | 71 | 81% |
| Facultad de Ciencias | 870 | 9% | 14% | 98 | 74% |
| Escuela de Arquitectura | 410 | 15% | 19% | 77 | 63% |
La Escuela de Ingeniería pide dos laboratorios más. Los que ya tiene solo tuvieron gente dentro el 58% de las horas reservadas.
Permisos granulares
El acceso se concede por facultad o escuela, por titulación o programa, y por campus, edificio o planta. Un decano entra en la plataforma y encuentra las sesiones, la asistencia y las incidencias de su escuela, y nada que no le corresponda gestionar. La planificación central lo ve todo, y los mismos informes se agregan desde una titulación hasta toda la institución.
Inteligencia institucional
Las facultades piden espacio y la institución lo paga. Cuando la Escuela de Ingeniería pide dos laboratorios más, la dirección central puede ver cuánto se llenan ya sus laboratorios, a qué horas y cuántas de sus reservas se celebran. ¿Está la escuela realmente saturada o es solo una impresión? La inversión va donde lo indican los datos, no donde se pide más alto.
08Utilización del espacio
El horario dice cuándo está reservada un aula. El sensor dice cuándo estuvo en uso y cuántas personas había, sala a sala y día a día, contadas en la propia sala y nunca estimadas. Leídas juntas, las dos cifras distinguen un aula que trabaja de un aula que solo está ocupada: un aula magna en uso toda la mañana por un grupo que cabría en una sala de un tercio de su tamaño está reservada, se usa y sigue casi vacía.
| Espacio | Pax | 14/9Lun | 15/9Mar | 16/9Mié | 17/9Jue | 18/9Vie | Med | Máx |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Planta baja | ||||||||
| A.01Aula magnaLa menos aprovechada | 205 | 17% | 16% | 17% | 16% | 10% | 15% | 17% |
| A.02Aula | 120 | 39% | 43% | 39% | 39% | 28% | 38% | 43% |
| A.04Laboratorio | 24 | 14% | 52% | 18% | 55% | 7% | 29% | 55% |
| Planta primera | ||||||||
| A.11Aula | 80 | 48% | 46% | 51% | 46% | 33% | 45% | 51% |
| A.12Aula | 60 | 29% | 18% | 35% | 38% | 28% | 29% | 38% |
| A.13AulaLa más aprovechada | 40 | 62% | 59% | 63% | 61% | 45% | 58% | 63% |
| Planta segunda | ||||||||
| A.21Laboratorio | 30 | 11% | 50% | 15% | 45% | 11% | 27% | 50% |
| A.23Aula | 60 | 40% | 40% | 42% | 40% | 30% | 38% | 42% |
A.01: la sala más usada por horas y la que menos por plazas, el 15% de las plazas-hora que ofrece.
Frecuencia
Las horas que cada sala tuvo a alguien dentro, en la franja que se elija: la mañana, la tarde o toda la jornada lectiva, con las sesiones reservadas y las no planificadas por separado o juntas. Dice en qué aulas se apoya el horario y cuáles están paradas, y es la cifra detrás de liberar una reserva o de abrir una sala más horas.
Ocupación
Las personas contadas frente a las plazas, en las horas en que la sala estuvo en uso y en ninguna otra. Dice si las aulas se ajustan a los grupos que las usan: un aula de 205 plazas para 37 personas es el aula equivocada, y la respuesta es un cambio de aula, no un edificio nuevo.
Utilización
Frecuencia por ocupación: de todas las plazas-hora que ofrece una sala, la parte que tuvo a alguien dentro. Es la cifra que ordena todas las aulas del campus frente a las demás, y la que hay que leer antes de cualquier petición de más espacio.
09Resultados
Cada cifra de Quodus es una medición, no una estimación. Por eso se puede llevar a un consejo de gobierno, a un decano o a un director de infraestructuras para respaldar una decisión.
Reducir el CAPEX
Un horario con un noventa por ciento de ocupación dice que el campus se ha quedado sin sitio. El conteo dice cuántas aulas se usan de verdad en la hora de más demanda de la semana y cuántas tiene la institución. Los planes de crecimiento se miden con el espacio que realmente hay.
Mejorar los resultados académicos
El conteo del aula, comparado con la matrícula del grupo, da una tasa de asistencia sin que nadie tenga que pasar lista. Los grupos cuya asistencia baja, las sesiones que no se dan y las asignaturas con menos horas reales que planificadas salen a la luz a tiempo para actuar.
Reducir los gastos operativos
Una sala se climatiza durante las horas en que está reservada. El conteo dice en cuáles de esas horas había alguien dentro. La limpieza, la climatización y la iluminación pueden ajustarse a la ocupación real, a través del sistema de gestión del edificio si lo hay, y dejar de pagar por salas vacías.
Apagar esas horas: eficiencia energética
Lo que hizo un cliente
Quodus nos ayudó a evaluar en la Universidad Loyola si nuestro plan de crecimiento académico se correspondía con el espacio disponible, permitiendo al consejo tomar decisiones basadas en datos sobre nuevas inversiones. En lugar de depender de modelos de uso de espacio, utilizamos datos reales para determinar cuántas aulas necesitaríamos en los próximos años.
10Cómo funciona
La institución sigue planificando como siempre, y sus equipos no tienen que instalar nada. Partimos de los listados de aulas, los planos y el horario que ya tiene, instalamos nosotros los sensores y seguimos al lado del equipo de planificación cuando llegan los primeros datos.
Con tus listados de aulas, tus planos y tu horario decidimos qué salas medir, dónde va cada sensor y qué reservas tiene cada aula. Nadie tiene que recorrer el campus haciendo inventario.
Nuestro equipo coloca un sensor en el techo de cada aula, fuera del horario lectivo cuando hace falta, y conecta Quodus con tu horario, que se sincroniza cada noche. La Universidad del Oeste de Timisoara tenía 430 espacios funcionando en dos semanas.
En cuanto los sensores empiezan a medir, cada sesión se compara con su reserva y llegan las primeras incidencias. Presentamos los primeros resultados al equipo de planificación y al consejo de gobierno, con informes basados en lo que registraron las aulas.
Con los datos delante, acordamos contigo los objetivos, desde las reservas que se pueden liberar hasta las aulas que ya no hará falta construir, y los convertimos en un plan. Después lo seguimos semestre a semestre y medimos cada cambio respecto al anterior.
Integraciones de horarios
Quodus lee el horario cada noche desde el SIS o el software de planificación de horarios que la institución ya usa. No hay que introducir nada dos veces.
